Trong nhiều chương trình hỗ trợ phát triển hợp tác xã, phần được ưu tiên đầu tư thường là máy móc hữu hình như máy sấy nông sản, máy nghiền thức ăn, dây chuyền đóng gói, hệ thống tưới nhỏ giọt hoặc thiết bị phục vụ cơ giới hóa đồng ruộng. Những thiết bị này giúp tăng năng suất lao động và giảm phụ thuộc vào nhân công thủ công.
Tuy nhiên, sau khi máy móc đi vào hoạt động, hợp tác xã lại phát sinh một nhu cầu khác: ghi nhận sản lượng, thời gian vận hành, nguyên liệu đầu vào, lô hàng, công lao động, chi phí nhiên liệu và tình trạng bảo dưỡng thiết bị.
Điều đáng nói là phần lớn các máy được mua về không tự động kết nối với hệ thống quản trị của hợp tác xã. Kết quả là nhân viên vẫn phải ghi số cân vào sổ, chép lại sản lượng từng hộ, tổng hợp công lao động bằng tay rồi đối chiếu hóa đơn và phiếu xuất kho thủ công.
Nói cách khác, máy móc đã hiện đại nhưng quy trình quản trị vẫn vận hành theo kiểu thủ công truyền thống.
Điểm nghẽn không nằm ở cái máy, mà ở hệ thống quản lý
Nhiều người cho rằng nguyên nhân là do hợp tác xã “chưa quen công nghệ”, nhưng thực tế vấn đề phức tạp hơn nhiều.
Phần lớn thiết bị nông nghiệp và chế biến quy mô nhỏ hiện nay được thiết kế với mục tiêu vận hành cơ khí ổn định, chứ không phải phục vụ quản trị dữ liệu sản xuất. Một chiếc máy sấy có thể hoạt động rất tốt, nhưng nếu không có bộ ghi dữ liệu nhiệt độ, độ ẩm, thời gian vận hành và mã lô sản phẩm, toàn bộ thông tin vẫn phải được người vận hành ghi chép thủ công.
Theo Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, cả nước hiện có hơn 31.000 hợp tác xã đang hoạt động, trong đó hợp tác xã nông nghiệp chiếm tỷ trọng lớn. Tuy nhiên, mức độ ứng dụng phần mềm quản lý, truy xuất nguồn gốc và quản trị số giữa các đơn vị còn rất khác nhau; nhiều hợp tác xã mới dừng ở mức sử dụng điện thoại thông minh, Zalo hoặc Excel để trao đổi thông tin nội bộ.
Điều này dẫn đến tình trạng khá phổ biến: một bên là dây chuyền sản xuất cơ giới hóa, một bên là hệ thống quản lý phân tán trên giấy tờ và file rời rạc.
Doanh nghiệp công nghệ đang nhìn thấy khoảng trống này
Trong lĩnh vực giải pháp số cho nông nghiệp và hợp tác xã, Công ty Cổ phần Tương lai NextX với nền tảng NextFarm hiện cung cấp các chức năng quản lý mùa vụ, quản lý công việc, theo dõi sản xuất và truy xuất nguồn gốc bằng mã QR, hỗ trợ số hóa dữ liệu phục vụ hoạt động của nông hộ, hợp tác xã và doanh nghiệp nông nghiệp.
Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần RYNAN Technologies Vietnam phát triển các giải pháp nông nghiệp số, IoT, giám sát sản xuất và truy xuất nguồn gốc, hướng tới việc thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu phục vụ sản xuất nông nghiệp và chuỗi cung ứng thực phẩm.
Các ví dụ này cho thấy thị trường hiện nay không thiếu phần mềm và nền tảng quản lý nông nghiệp, nhưng vấn đề là khả năng tích hợp giữa thiết bị sản xuất và hệ thống quản trị dữ liệu.
Nhiều hợp tác xã có thể mua được máy đóng gói hoặc cân điện tử, nhưng để dữ liệu từ thiết bị đó tự động chuyển vào hệ thống quản lý sản xuất, kho và truy xuất nguồn gốc, họ còn cần bộ kết nối dữ liệu, quy trình nhập liệu thống nhất, nhân sự được đào tạo và hạ tầng phần mềm phù hợp.
Chính vì vậy, không ít nơi vẫn lựa chọn giải pháp tưởng như lạc hậu nhưng lại rẻ và dễ triển khai hơn trong ngắn hạn: thuê một người chuyên ghi sổ và tổng hợp số liệu.
Vì sao sổ tay vẫn chưa biến mất?
Trong môi trường sản xuất nông nghiệp, dữ liệu thường phát sinh ở những nơi khó số hóa hoàn toàn như ngoài đồng ruộng, điểm thu mua, kho tạm hoặc khu vực có kết nối internet không ổn định.
Một cuốn sổ tay có thể không cần mật khẩu, không cần cập nhật phần mềm và người lớn tuổi cũng dễ sử dụng. Vì vậy, việc ghi chép thủ công không hẳn chỉ là biểu hiện của sự chậm đổi mới; trong nhiều trường hợp, đó là giải pháp thích ứng với điều kiện vận hành thực tế của hợp tác xã.
Tuy nhiên, khi quy mô sản xuất tăng lên, cách làm này bắt đầu bộc lộ hạn chế. Việc truy xuất lịch sử lô hàng trở nên khó khăn, số liệu dễ sai lệch giữa các bộ phận, thời gian tổng hợp báo cáo kéo dài và hợp tác xã khó đáp ứng các yêu cầu về kiểm toán, chứng nhận chất lượng hoặc truy xuất nguồn gốc của thị trường xuất khẩu.
Muốn chuyển đổi số thật sự phải số hóa cả quy trình
Điều đáng chú ý là nhiều hợp tác xã hiện nay đang đi theo mô hình “cơ giới hóa trước, số hóa sau”. Đây là lộ trình dễ hiểu vì máy móc tạo ra hiệu quả nhìn thấy ngay, trong khi đầu tư cho quản trị số thường khó đo lường lợi ích tức thời.
Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở việc mua thiết bị hiện đại mà không thay đổi quy trình thu thập và sử dụng dữ liệu, hợp tác xã sẽ rơi vào tình trạng “nửa hiện đại, nửa thủ công”.
Đối với công nghiệp nông thôn, bài toán không còn là có mua máy hay không, mà là làm thế nào để dữ liệu từ máy móc trở thành công cụ quản trị sản xuất, tài chính và truy xuất nguồn gốc.
Trong tương lai, những hợp tác xã vận hành hiệu quả có thể không phải là nơi sở hữu nhiều máy móc nhất, mà là nơi mỗi cân nông sản, mỗi giờ vận hành máy và mỗi lô hàng đều được ghi nhận tự động, kết nối và phân tích thành dữ liệu quản trị.
Khi đó, người ghi sổ bằng tay sẽ không biến mất hoàn toàn, nhưng vai trò của họ có thể chuyển từ chép số liệu sang kiểm soát và xác thực dữ liệu số – một bước chuyển quan trọng để hợp tác xã thực sự bước vào giai đoạn cơ giới hóa gắn với quản trị số.