Dữ liệu sản xuất giúp nhìn rõ điểm nghẽn
Khi quy mô còn nhỏ, chủ cơ sở thường trực tiếp theo dõi hầu hết công việc nên kinh nghiệm có thể giúp quyết định nhanh. Tuy nhiên, khi đơn hàng tăng, sản phẩm đa dạng và nhiều công đoạn cùng vận hành, chỉ dựa vào trí nhớ hoặc cảm nhận sẽ khó xác định chính xác khâu nào đang gây chậm, tiêu hao nhiều nguyên liệu hoặc phát sinh sản phẩm lỗi.
Dữ liệu sản xuất có thể bắt đầu từ những thông tin rất cơ bản: lượng nguyên liệu nhập và sử dụng, sản lượng từng ca, thời gian máy hoạt động, thời gian dừng máy, tỷ lệ hàng lỗi, tồn kho và tiến độ giao hàng. Khi được ghi nhận thường xuyên, các con số này giúp chủ cơ sở so sánh giữa các ca sản xuất, nhận diện bất thường và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Định hướng này cũng phù hợp với Đề án chuyển đổi số doanh nghiệp nhỏ và vừa giai đoạn 2026–2030 được phê duyệt tại Quyết định số 433/QĐ-TTg ngày 16/3/2026. Đề án đặt mục tiêu đến năm 2030 hỗ trợ ít nhất 500.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số, trong đó ít nhất 300.000 doanh nghiệp được hỗ trợ ứng dụng sản phẩm, giải pháp công nghệ số, nền tảng số và trí tuệ nhân tạo.
Điều quan trọng là cơ sở sản xuất nhỏ không nhất thiết phải đầu tư ngay một hệ thống quản trị phức tạp. Một bảng theo dõi nguyên liệu, nhật ký vận hành máy, công cụ quản lý đơn hàng hoặc bảng tổng hợp sản lượng cũng có thể tạo nền tảng ban đầu cho quản lý sản xuất.
Dữ liệu có thể bắt đầu từ những việc rất cụ thể
Ở góc độ cung cấp giải pháp, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI là một ví dụ cho thấy dữ liệu đang được đưa sâu hơn vào hoạt động quản trị. Doanh nghiệp phát triển các dịch vụ dữ liệu, trong đó FSI Data Service cung cấp công cụ và đội ngũ xử lý cơ sở dữ liệu lớn, hỗ trợ thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu từ máy móc, thiết bị, dây chuyền và các đơn vị sản xuất. Những dữ liệu này có thể được chuyển thành báo cáo và thông tin phân tích phục vụ theo dõi, đánh giá hoạt động.
Trường hợp này cho thấy dữ liệu không chỉ có giá trị ở khâu lưu trữ. Khi được thu thập và phân tích có hệ thống, dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp nhận diện điểm nghẽn, theo dõi hoạt động của thiết bị và có thêm cơ sở cho các quyết định quản trị.
Với các cơ sở công nghiệp nông thôn, bài học không nhất thiết là phải triển khai ngay những hệ thống tương tự. Có thể bắt đầu từ nguyên tắc đơn giản hơn: xác định những dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định sản xuất, ghi nhận chúng đầy đủ và theo dõi theo thời gian. Chẳng hạn, một xưởng có thể bắt đầu bằng việc ghi thời gian vận hành của máy, lượng nguyên liệu tiêu hao, sản lượng đạt chuẩn và số sản phẩm lỗi.
Ở một góc độ khác, Hợp tác xã nông nghiệp Phú Lộc (xã Hoa Lộc, Thanh Hoá) cho thấy dữ liệu sản xuất cũng có thể bắt đầu bằng những phương thức rất cơ bản. HTX tổ chức ghi chép nhật ký sản xuất của các hộ thành viên, đồng thời kiểm soát các yếu tố liên quan đến đất, nước và dư lượng trước thu hoạch. Với quy mô hơn 950 thành viên và trên 400 ha canh tác, việc ghi chép và kiểm soát tạo thêm cơ sở để quản lý quá trình sản xuất, phối hợp với doanh nghiệp tiêu thụ và kiểm soát chất lượng.
Cách làm này gợi mở một nguyên tắc phù hợp với các cơ sở nhỏ: trước khi nghĩ đến phần mềm hay hệ thống quản trị lớn, hãy chuẩn hóa những thông tin quan trọng nhất của quá trình sản xuất. Khi dữ liệu được ghi nhận đều đặn, chủ cơ sở có thể nhìn lại năng suất, mức tiêu hao, lỗi sản phẩm hoặc tiến độ thực hiện để điều chỉnh thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm.
Không cần số hóa ồ ạt, cần đúng dữ liệu cần dùng
Với xưởng nhỏ, câu hỏi đầu tiên không nhất thiết là “mua phần mềm nào?”, mà nên là “đang thiếu dữ liệu gì để quyết định tốt hơn?”. Nếu thường xuyên thiếu nguyên liệu, cần theo dõi tồn kho và tốc độ sử dụng. Nếu giao hàng chậm, cần ghi nhận thời gian của từng công đoạn. Nếu tỷ lệ lỗi cao, cần biết lỗi xuất hiện ở máy hoặc công đoạn nào. Nếu chưa xác định được giá thành, cần tập hợp chính xác nguyên liệu, nhân công, năng lượng và thời gian sản xuất.
Cách tiếp cận này càng có ý nghĩa khi hoạt động sản xuất có thêm cơ hội mở rộng. Theo kết quả khảo sát của Cục Thống kê, trong quý IV/2025, có 79,1% doanh nghiệp ngành công nghiệp chế biến, chế tạo đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh tốt hơn hoặc giữ ổn định so với quý III; chỉ số cân bằng về khối lượng sản xuất đạt 15,5%. Khi đơn hàng và yêu cầu thị trường ngày càng đa dạng, việc nắm được năng lực thực tế của cơ sở trở nên quan trọng hơn.
Từ những dữ liệu ban đầu, doanh nghiệp có thể từng bước xây dựng định mức nguyên liệu, lịch bảo trì máy móc, kế hoạch sản xuất và cách tính giá thành sát thực tế hơn. Khi quy mô tăng, những dữ liệu đã tích lũy cũng trở thành nền tảng để kết nối với các công cụ quản trị hiện đại hơn.
Vì vậy, dữ liệu sản xuất không phải đặc quyền của những nhà máy lớn. Một cơ sở vài chục lao động vẫn có thể bắt đầu bằng những con số đơn giản nhưng được ghi nhận đều đặn và sử dụng đúng mục đích. Khi kinh nghiệm của người chủ được bổ sung bằng dữ liệu thực tế, quyết định sản xuất sẽ bớt phụ thuộc vào cảm tính, còn doanh nghiệp có thêm cơ sở để nâng năng suất, kiểm soát chi phí và sẵn sàng hơn khi cơ hội nhận những đơn hàng lớn xuất hiện.