Đơn hàng tăng, tiền vẫn có thể bị “kẹt”
Trong sản xuất, doanh thu và tiền mặt không phải lúc nào cũng xuất hiện cùng thời điểm. Một đơn hàng có thể đã được ký, nguyên liệu đã mua, sản phẩm đã hoàn thành nhưng doanh nghiệp vẫn phải chờ khách thanh toán. Trong khoảng thời gian đó, vốn vẫn nằm trong chuỗi sản xuất.
Theo số liệu được công bố, năm 2025 chỉ số tiêu thụ của ngành công nghiệp chế biến, chế tạo tăng 9,9% so với năm trước. Tuy nhiên, chỉ số tồn kho tại thời điểm cuối năm tăng 13,1%; tỷ lệ tồn kho bình quân cả năm ở mức 81,1%, cao hơn mức 77,1% của năm 2024. Đây là số liệu của toàn ngành, không phản ánh riêng từng doanh nghiệp, nhưng cho thấy tốc độ luân chuyển hàng tồn kho vẫn là một biến số cần được theo dõi trong hoạt động sản xuất.
Cùng với đó, giá nguyên, nhiên vật liệu dùng cho sản xuất năm 2025 tăng 4,36% so với năm trước. Khi giá đầu vào tăng, nếu giá bán và điều kiện thanh toán chưa được điều chỉnh tương ứng, lượng vốn doanh nghiệp phải ứng trước cho cùng một đơn hàng có thể tăng lên.
Vì vậy, với một xưởng nhỏ, câu hỏi không chỉ là “đơn hàng này lãi bao nhiêu?” mà còn là “bao nhiêu tiền phải bỏ ra trước, bao lâu mới thu lại và trong thời gian đó xưởng còn đủ tiền để chạy các đơn hàng khác hay không?”.
Nhìn dòng tiền theo từng đơn hàng
Một ví dụ cho thấy tầm quan trọng của việc theo dõi các chỉ tiêu này là Công ty Cổ phần HHP Global (HHP Global), doanh nghiệp sản xuất giấy tại Hải Phòng. Trong báo cáo thường niên, doanh nghiệp công bố vòng quay hàng tồn kho năm 2024 đạt 6,92 vòng, giảm so với 7,63 vòng năm 2023. Cùng thời gian, hệ số thanh toán hiện hành tăng từ 0,60 lên 1,17 lần. Các chỉ tiêu được tính toán từ báo cáo tài chính hợp nhất đã được kiểm toán của doanh nghiệp.
HHP Global không phải một xưởng nhỏ, nhưng trường hợp này cho thấy một điểm mà các cơ sở sản xuất quy mô nhỏ cũng có thể tham khảo: theo dõi doanh thu riêng lẻ chưa đủ để nhìn được toàn bộ bức tranh vốn. Hàng tồn kho và khả năng thanh toán cũng cần được đặt cạnh nhau khi đánh giá hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Với một xưởng nhỏ, cách làm có thể đơn giản hơn nhiều. Mỗi đơn hàng nên được theo dõi từ thời điểm phải bỏ tiền mua nguyên liệu, chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, thời điểm giao hàng cho đến ngày dự kiến thu tiền.
Chẳng hạn, giả sử một đơn hàng trị giá 200 triệu đồng cần ứng trước 80 triệu đồng để mua nguyên liệu, tiếp tục phát sinh 50 triệu đồng tiền nhân công và chi phí sản xuất, trong khi khách thanh toán 30 ngày sau khi nhận hàng. Về doanh thu, đây là đơn hàng 200 triệu đồng. Nhưng về dòng tiền, xưởng phải chuẩn bị 130 triệu đồng trước khi toàn bộ tiền bán hàng quay trở lại.
Cách nhìn này cho thấy một đơn hàng có lợi nhuận tốt vẫn có thể tạo áp lực vốn nếu phải ứng trước nhiều tiền hoặc thời gian thu tiền kéo dài. Ngược lại, đơn hàng có quy mô vừa phải, thời gian sản xuất ngắn và điều kiện thanh toán phù hợp có thể giúp vốn quay nhanh hơn.
Từ sổ thu chi thành “bản đồ” để ra quyết định
“Bản đồ dòng tiền” không nhất thiết phải là một hệ thống quản trị phức tạp. Với xưởng nhỏ, một bảng theo dõi đơn giản có thể gồm: mã đơn hàng, tiền nguyên liệu, tiền nhân công, chi phí sản xuất khác, số tiền đã thu, số tiền còn phải thu và ngày dự kiến thu.
Quan trọng hơn, cần nhìn bảng này theo thời gian. Nếu trong tuần tới có nhiều khoản phải chi cho nguyên liệu nhưng tiền từ các đơn hàng cũ chưa về, đó là lúc cần cân nhắc tiến độ mua hàng hoặc lịch nhận đơn mới. Nếu một khách hàng thường xuyên kéo dài thời gian thanh toán, chủ xưởng có cơ sở để điều chỉnh mức đặt cọc, chia thành nhiều đợt thanh toán hoặc kiểm soát giá trị đơn hàng.
Việc theo dõi cũng nên gắn với tồn kho. Nguyên liệu đã mua nhưng chưa đưa vào sản xuất là vốn đang nằm trong kho; sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa giao tiếp tục nằm trong thành phẩm; hàng đã giao nhưng chưa thu tiền lại chuyển thành khoản phải thu. Nhìn theo chuỗi này, chủ xưởng có thể xác định vốn đang nằm ở đâu thay vì chỉ nhìn số dư tài khoản cuối ngày.
Từ đó, quản lý dòng tiền trở thành công cụ hỗ trợ quyết định sản xuất: mua nguyên liệu bao nhiêu, giữ tồn kho ở mức nào, nhận thêm đơn hàng hay chưa, có nên tiếp tục bán chịu hay cần ưu tiên thu hồi công nợ.
Đối với các xưởng sản xuất nhỏ, “bản đồ dòng tiền” vì thế không cần bắt đầu bằng phần mềm đắt tiền. Điều quan trọng là hình thành được thói quen nhìn từng đơn hàng theo cả lợi nhuận, thời điểm chi tiền và thời điểm thu tiền. Khi biết vốn đang nằm ở nguyên liệu, hàng tồn kho hay công nợ, chủ xưởng sẽ có thêm cơ sở để nhận đơn, tổ chức sản xuất và mở rộng quy mô phù hợp với khả năng tài chính.