Rà soát, chuẩn hóa dữ liệu trước ngày chuyển đổi
Thực hiện kế hoạch của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân thay thế mã số bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm xã hội Hà Nội đã ban hành hướng dẫn triển khai tới các đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia bảo hiểm y tế, tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng và người đang tham gia, thụ hưởng chính sách bảo hiểm xã hội trên địa bàn.
Theo kế hoạch, việc chuyển đổi sẽ được thực hiện thống nhất trên toàn bộ hệ thống thông tin nghiệp vụ của ngành Bảo hiểm xã hội. Các hệ thống liên quan gồm phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ (TST), phần mềm Xét duyệt chính sách (TCS), hệ thống giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử, ứng dụng Bảo hiểm xã hội số VssID, phần mềm kế toán tập trung, Hệ thống thông tin Giám định bảo hiểm y tế, Cổng thông tin điện tử của ngành và các phần mềm nghiệp vụ khác có sử dụng mã số bảo hiểm xã hội.
Trong đó, phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ được xác định là hệ thống nguồn thực hiện chuyển đổi mã số bảo hiểm xã hội sang số định danh cá nhân/căn cước công dân. Các phần mềm nghiệp vụ khác sẽ đồng bộ dữ liệu từ hệ thống này.
Trong thời gian chuyển tiếp, các hệ thống vẫn hỗ trợ tra cứu bằng cả mã số bảo hiểm xã hội cũ và số mới, giúp hạn chế gián đoạn trong quá trình sử dụng và giải quyết nghiệp vụ.
Đặc biệt, việc chuyển đổi không làm thay đổi lịch sử hồ sơ, chứng từ và dữ liệu nghiệp vụ đã phát sinh, đồng thời không làm phát sinh thêm thủ tục hành chính đối với người tham gia và người đang hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Theo hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Hà Nội, giai đoạn chuẩn hóa dữ liệu được thực hiện từ ngày 15/8/2026 đến trước ngày 1/9/2026. Từ ngày 1/9/2026, hệ thống bắt đầu bước vào giai đoạn chuyển đổi dữ liệu và vận hành theo mã định danh mới.
Người lao động cần kiểm tra thông tin cá nhân
Để quá trình chuyển đổi diễn ra chính xác, Bảo hiểm xã hội Hà Nội đề nghị các đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia bảo hiểm y tế, tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng và người tham gia phối hợp rà soát, cập nhật, chuẩn hóa dữ liệu.
Đối với các đơn vị sử dụng lao động, cần phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi đang tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp để kiểm tra và bổ sung những thông tin còn thiếu.
Các thông tin cần rà soát gồm mã số doanh nghiệp, mã quan hệ ngân sách của đơn vị, mã loại hình sản xuất kinh doanh, tên viết tắt của tổ chức thu hộ, mã đơn vị hành chính, mã điểm thu và các thông tin liên quan khác. Đây là cơ sở để cập nhật bộ mã quản lý đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Đặc biệt, các đơn vị cần kiểm tra số định danh cá nhân/căn cước công dân của người lao động, người tham gia thuộc phạm vi quản lý.
Trường hợp người tham gia chưa có số định danh cá nhân/căn cước công dân trong cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội hoặc thông tin chưa được xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đơn vị cần phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội để bổ sung, cập nhật.
Nếu thông tin của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế còn sai lệch, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ điều chỉnh và gửi cơ quan Bảo hiểm xã hội để cập nhật theo quy định.
Đối với người đang tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm xã hội Hà Nội đề nghị chủ động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi đang tham gia hoặc đang hưởng chế độ để kiểm tra, bổ sung thông tin về số định danh cá nhân/căn cước công dân khi được yêu cầu.
Chuyển đổi mã số BHXH không làm mất quyền lợi
Việc chuyển từ mã số bảo hiểm xã hội sang số định danh cá nhân/căn cước công dân là một bước trong quá trình đồng bộ, kết nối và khai thác dữ liệu số của ngành Bảo hiểm xã hội.
Mục tiêu là sử dụng thống nhất số định danh cá nhân trong giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công, đồng thời tăng cường khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống.
Điều người tham gia quan tâm nhất là việc thay đổi mã quản lý có ảnh hưởng đến quá trình đóng và hưởng các chế độ hay không. Theo kế hoạch, quá trình chuyển đổi phải bảo đảm an toàn, chính xác, không làm gián đoạn hoạt động nghiệp vụ và không ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia, người thụ hưởng.
Toàn bộ dữ liệu về quá trình tham gia, hưởng chế độ, lịch sử giao dịch và hồ sơ điện tử đã phát sinh được kế thừa, bảo đảm tính toàn vẹn trong quá trình chuyển đổi.
Nói cách khác, việc thay đổi mã số quản lý không đồng nghĩa với việc người dân phải thực hiện lại quá trình tham gia hoặc làm lại các thủ tục đã hoàn tất. Những dữ liệu và quyền lợi đã được ghi nhận trong hệ thống vẫn được bảo đảm.
Kết quả chuyển đổi được thông báo trên VssID
Theo kế hoạch, từ ngày 1/9/2026, hệ thống sẽ thực hiện chuyển đổi mã số bảo hiểm xã hội sang số định danh cá nhân/căn cước công dân theo từng cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh và Bảo hiểm xã hội cơ sở.
Sau khi chuyển đổi, dữ liệu sẽ tiếp tục được đồng bộ sang các phần mềm nghiệp vụ có liên quan. Cùng với đó là việc chuyển đổi tài khoản VssID, Cổng Dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam và dữ liệu hồ sơ điện tử.
Kết quả chuyển đổi mã số bảo hiểm xã hội sẽ được thông báo đến người tham gia thông qua ứng dụng VssID.
Việc sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân thay cho mã số bảo hiểm xã hội được kỳ vọng sẽ giúp hệ thống dữ liệu của ngành Bảo hiểm xã hội ngày càng thống nhất, chính xác và thuận tiện hơn. Người dân cũng có thêm điều kiện tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến theo hướng đơn giản, giảm giấy tờ và hạn chế việc phải cung cấp nhiều loại thông tin khi thực hiện thủ tục.
Đây được xem là bước tiến quan trọng trong quá trình xây dựng hệ thống bảo hiểm xã hội số, đồng thời góp phần thúc đẩy kết nối dữ liệu dân cư với các dịch vụ an sinh xã hội, hướng tới phục vụ người dân nhanh chóng và thuận tiện hơn.